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分类汇总是对数据内容进行分析的一种方法。Excel分类汇总是对工作表中数据清单的内
容进行分类,然后统计同类记录的相关信息,包括求和、计数、平均值、最大值、最小值等,由用户 进行选择。
分类汇总只能对数据清单进行,数据清单的第一行必须有列标题。在进行分类汇总前,必须 根据分类汇总的数据类对数据清单进行排序。
1.创建分类汇总
利用“数据”选项卡下的“分级显示”命令组的“分类汇总”命令可以创建分类汇总。
【例4—22】 对工作表“某公司人员情况”数据清单的内容进行分类汇总,汇总计算各部门基本工资的平均值(分类字段为“部门”,汇总方式为“平均值”,汇总项为“基本工资”),汇总结果显示在数据下方。
(1)按主要关键字“部门”的递增或递减次序对数据清单进行排序。
(2)选择“数据”选项卡下的“分级显示”命令组的“分类汇总”命令,在弹出的“分类汇总”对话框中,选择分类字段为“部门”,汇总方式为“平均值”,选定汇总项为“基本工资”,选中“汇总结果显示在数据下方”,如图4—62所示,单击“确定”按钮即可
完成分类汇总,对数据清单的部分数据进行分类汇总的结果如图4—63所示。
2.删除分类汇总
如果要删除已经创建的分类汇总,可在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。
3.隐藏分类汇总数据
为方便查看数据,可以将分类汇总后暂时不需要的数据隐藏起来,当需要查看时再显示出来。单击工作表左边列表树的“-”号可以隐藏该部门的数据记录,只留下该部门的汇总信息,此时,“一”号变成“+”号;单击“+”号时,数据记录信息显示出来,如图4-64所示。
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