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一、会计账簿的更换
一般来说,对总账、日记账和大部分明细账必须每年更换一次;部分明细账,如固定资产明细账等,因年度内变动不多,若更换新账,重抄一遍的工作量相当大,因此,可以跨年使用,年初可不必更换账簿。
二、会计账簿的保管
年末结账后,会计人员应在活页账簿前面加放“科目索引表”、“账簿启用和经管人员一览表”,装订成册,并加上封面,统一编号后,与各种订本账一并归档。被更换下来的各种旧账簿是会计档案的重要组成部分,应按年度分类归档,编制目录,妥善保管。账簿暂由单位财务会计部门保管一年,期满之后,由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。
会计账簿应有一定的保管期限,根据其特点,分为永久和定期两类。就企业会计而言,国家规定会计凭证保管期限为15年;会计账簿中,一般日记账15年,现金和银行存款日记账25年,明细账和总长15年,固定资本卡片在固定资产清理报废后保存5年,辅助账簿15年;会计报表中,年度会计报表永久保管,月、季会计报表保管5年。
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