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报关单证归档的作业实施

报关单证归档的质量及期限要求

1.所有留存的单证应真实、详细;

2.应按照海关单证管理的规定要求和统一原则进行分类、汇总、存储，形成档案;

3.报关单证、进出口单证、合同及与进出口业务直接有关的其他资料，应自进出口货物放行之日起保管3年，并自觉接受海关及相关机构的日常监督和检查。

报关单证归档签收

1.办理报关业务前的报关单证签收

代理报关公司接受客户的委托办理进出口业务报关前，收到进出口货物报关所需的报关单证后，应将报关单证扫描或复印，按照客户的业务种类进行分类，并将扫描件或复印件留档。自理企业可根据情况保存好相应的报关文件。

2.办理报关业务后的报关单证签收

进出口货物放行后，代理报关公司与客户交接报关 单证，将已放行的报关单证明联扫描或复印作为公司留档。

已归档报关单证的保管

一票货物的报关单证按照客户名称、业务种类或公司编号等方式分类后，按日期顺序排列进行归档。此票货物的档案中应保留通关过程中各个环节的操作日期、所发生的问题，以及与客户进行的各种单证的交接记录。

根据海关的相应规定，报关单证应自进出口货物解除监管之日起保存3年。从公司的长期发展来看，某些具有典型案例的报关单证适宜长期保存，作为日后工作的参考。

归档报关单证的范围

需归档的报关单证主要包括：报关单、进出口单证、合同、与进出口业务直接有关的其他资料等。

已归档报关单证的利用

建立报关单证存档管理，其目的之一就是可以利用完整的记录信息为日后的报关工作提供参考的数据。例如，类似商品的归类，各种监管方式所需的报关单证、各种报关许可证件的样式、通关中类似问题的解决方式等。此外，作为代理报关企业，报关单证存档后，当客户在某些方面有需要时，由其提供一定的检索信息，也可以很方便快捷地查询到相关内容，从而为客户提供更好的服务。

因此，完整的报关单证存档管理，不仅是公司日常文件的记录，是公司工作经验的总结，也是培训公司员工的教材，更是为客户提供更优质服务的保障。

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