外贸跟单流程：与客户联系谈判签约－－－>对客户OEM合约－－－>配合设计部，校对文字－－－>详细填写产品结构表－－－>传真至厂长办公室－－－>产品结构表,包装配置表传真至采购部－－－>产品结构表传真至技术部参考－－－>回传至外贸部存档－－－>工厂及财务各部门审单－－－>外贸部跟进生产进度－－－>将生产进度表传真给客户方－－－>填写验货通知单并传真－－－>验货完毕出货，出单证－－>整单完毕
　　第一步：与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理，形成条理清晰的中英文合约。见附件1（中文销售合同）和附件2（英文销售合同）。
　　第二步：对客户OEM合约，或者特别要求的，或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括：客户信息，货号，货名，规格，数量，单位，CBM,单价，金额，物料颜色，物料香型，交货地址，交货期，付款方式，瓶体及纸盒设计，产品防护需要达到的程度，外包装情况（纸箱是否打包带，生产日期和有效期喷码内容），内包装的保护（是否需要垫板，海绵）以及合约签订地点，时间，合约号码，交货地点，装运码头，唛头，保险，仲裁条款和特别条款等。
　　第三步：配合设计部，校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容，交由设计部设计，设计部签收，一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。
　　第四步：根据合约及生产备注表所要求，详细填写产品结构表，包装配置表。
　　第五步：产品结构表,包装配置表填写无误后，传真至厂长办公室，注明确切交货日期，以保证发货期。
　　第六步：产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。www.top-sales.com.cn
　　第七步：产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求（配方/香型/物料颜色/包装图样），由技术部根据客户所要求提供产品成分表，添加量百分比，产品特点，使用方法，注意事项以供客户备用。
　　第八步：工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误，签名，回传至外贸部存档。
　　第九步：工厂及财务各部门审单，确定外箱情况（规格，喷码，是否打包带），包装及内容物，采购，生产灌装。
　　第十步：外贸部跟进生产进度，形成书面生产进度表，由工厂如实填写，保证发货期。在部分已生产货物中，工厂提供船头板，由外贸部寄给客户确认，并保留邮寄单据。见附件5（生产进度表）
　　第十一步：将生产进度表传真给客户方，敦促客户提前汇款。
　　第十二步：生产完成，填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货，则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。见附件6（验货通知单）
　　第十三步:验货完毕，验货报告备传真客户结收货款，出货，出单证，整单结束。 [page]
中文销售合同
　　买方：________________　　　　　　　　　卖方：__________________
　　地址：__________________________________________________________
　　电话：____________________ 传真:_______________________ 合同编号:_______________
　　签订地点: ________________________________签订日期:______________________________
　　本合同由买卖双方订立,根据本合同规定条款,买方同意购买,卖方同意出售下列商品：
　　(1)货号码
　　(2)货名，规格
　　(3)数量
　　(4)单价
　　(5)金额
　　数量与金额允许溢短装_______%
　　（6）总金额
　　大写：
　　 (7)包装：
　　 (8)装运地点;
　　 (9)交货地点:
　　 (10)装运期限：卖方收到 %定金后 天内装运.如因买方问题导致不能及时出货，买方应付 %的日仓储费。
　　 (11)付款条件：□开给我方100%不可撤回即期付款之信用证,并须注明可在上述装运日期后十五天内在中国议付有效。□T/T或其它付款方式:
　　 (13)唛头：
　　 (14)附注:：(一)买方须于____年____月____日前开到本批交易额的信用证(或通知卖方进口许可证号码),否则卖方有权,不经通知取消本销售合同,或接受买方对本合同未执行的全部或一部分,或对因此遭受的损失提出索赔。
　　 (15)特别条款:
　　 (16)买卖双方如有违约,按 <合同法>仲裁处理.
　　 (17)如遇不可抗力因素双方另行协商.
　　买方：______________________ 卖方：_____________________________
　　英文销售合同
　　 SALES________________ CONFIRMATION
　　 S/C NO.:___________STIPULATED DATE:______________ STIPULATED PLACE:______________
　　 SELLER:__________________________________________________________________________
　　 ADDRESS: ________________________________________________________________________
　　 BUYER:___________________________________________________________________________
　　 ADDRESS:_________________________________________________________________________
　　 FAX:___________________________________ TEL:_____________________________________
　　 THE SELLER AND BUYER HAVE AGREED TO CLOSE THE FOLLOWING TRANSACTIONS ACCORDING TO
　　 THE TERMS AND CONDITIONS STIPULATED BELOW: (FOB GUANGZHOU)

 

ITEM NO.
DESCRIPTION OF GOODS:
QUANTITY PCS
UNIT-PRICE U.S.D
AMOUNT U.S.D