秘书资格考试四级辅导资料：收集会议信息

【收集会议信息】
　　(一)相关知识
　　1．会议信息的分类
　　(1)按照会议信息的作用划分
　　1)与会者信息。与会者是根据会议的目的、性质、议题以及议事规则确定的，是会议活动的主体，是会议活动成功与否的重要因素。与会者有关的信息可以方便会议的沟通协调，利于顺利实现会议的目标。
　　①与会者的基本情况信息。包括与会者的国别、地区、所代表的组织机构、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况等信息。收集与会者情况信息的途径与方法主要是汇总回执和报名表。根据会议通知回执或报名表可以了解和掌握与会者的职业、身份、职务、性别、年龄、民族等基本情况，并通过汇总大致统计出有关信息。
　　②与会者的背景信息。包括与会者的与会目的与意图、过去参加会议的情况、过去和现在的立场与态度及其他背景材料。这些信息决定与会者在会议期间的观点和态度，会务工作人员应当通过各种途径和渠道了解和掌握，以便有针对性地做好接待工作，确保会议期间的有效交流。
　　③与会者的抵离信息。要准确掌握与会者抵达和离开的时间和交通工具，以便安排人员和车辆到机场、码头、车站迎接和送别。
　　2)会议指导性、宣传性信息
　　①指导性信息。对制定会议的目标和议题并开好会议具有指导意义的信息。如：有关的方针政策，有关的法律、规章、政策；上级单位的工作部署性文件和有关要求。这些信息能正确指引会议的方向，明确会议的主题，因而具有极其重要的作用。
　　②宣传性信息。传达会议情况、宣传会议精神、扩大会议。影响力的文件信息。包括会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息以及配合会议宣传的广告、招贴等。
　　3)会议议题性信息。需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题和工作的文件信息。会议议题性信息有工作规划计划、报告、预算决算、各项决议的草案。秘书收集这类信息并及时向领导传递，帮助领导制定切合实际的会议议题和议程，从而使会议的目的更具有针对性和现实意义。
　　4)会议主题内容信息。在会议期间围绕会议目标和任务形成的文件信息，是会议的中心文件，包括开幕词、闭幕词、讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料、专题报告、会议总结报告等。
　　5)记录性、结果性文件信息
　　①记录性文件：在会议过程中记载会议情况和进程的文件，如会议记录、会谈记录、会见记录等。
　　②结果陛文件：经过谈判、协商、审议、表决、签署而形成的会议文件，是记载会议结果的书面文件。这类文件体现了会议活动的最终成果，又称最后文件。包括各种决议、决定、纪要、公报、合同、协议、条约、协定、备忘录、声明、宣言、计划、纲领等。
　　6)会议的程序性文件信息。为规范会议成员的行为、保障会议活动有序进行而形成的文件信息。包括：议事规则、会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。
　　7)会议交流性文件信息。会议交流性文件信息主要形成于总结性、交流性、研讨性会议，在会议中发挥宣传交流作用。包括事迹报告、经验介绍、学术论文、会议简报。事迹报告、经验介绍和学术论文一般由与会者或与会单位撰写提供，由会议组织者根据会议目的和主题进行筛选、修改、核查，确定在会议上进行交流的信息。会议简报则由会议秘书编写，经审定后印发。
　　8)会议参考性信息。围绕会议议题和议程所收集的背景性、资料性信息。包括下级单位、人民群众、社会的舆论围绕即将召开会议所形成的意见、建议、要求以及动向，国内外同行的经验和教训，帮助说明和阐述会议文件的有关资料等。如：调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表、典型材料、有关参考文书。
　　会议参考性信息有助于会议领导和与会者全面掌握情况，开拓思路，为形成正确的决定和决议提供可靠的依据。
　　9)会议管理性信息。对会议活动进行有效管理的文件信息。包括会议通知、会议须知、出席证件、作息安排表及保密规定、会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到簿、文件清退表等。
　　及时准确收集会议管理方面的信息，对于搞好会议的筹备工作意义重大。如要做好会议的接待工作，就必须收集与会者的情况；要做好会议宣传工作，就要事先掌握前来采访会议的媒体和记者的情况。
　　(2)按照会议信息的保密性划分
　　1)保密性会议信息。保密性会议信息是在内容上涉及商业秘密、暂时不宜公开的文件信息。在商务会议活动中形成的涉及商业秘密的会议文件一旦泄露，会给有关的企业、组织的利益造成一定程度的损害。要采取一定的保密措施，控制或限定使用范围，确保安全。
　　2)内部性会议信息。内容涉及会议的主办单位和与会单位内部的事项，或者涉及正在酝酿而尚未决定的事项，暂时不宜对外公开，只能在会议内部传达、阅读和使用的会议文件信息。对于内部性会议信息应加强保管措施，确保信息不失密、不泄密。
　　3)公开性会议信息。不涉及任何商务活动秘密和组织内部事项，无需采取保密措施的会议文件信息。如在会议上通过的决定、决议、规章等。这类会议文件信息可以通过新闻媒介或以张贴方式公开发布。
　　(3)按照会议信息传递方式划分
　　1)会议讲话信息。由与会者以个人、集体的名义或代表一定的组织在会议上进行口头宣读的信息。如开幕词、闭幕词、祝贺词、欢迎词、祝酒词、工作报告、发言稿等。
　　由于会议活动主要以口头表达作为交流方式，因此，会议讲话文件信息往往是会议文件的主体部分。
　　2)会议书面信息。只以书面形式交流、不作口头发言的会议信息。有些会议因时间有限，与会者可以用书面形式代替口头发言。
　　3)会议声像信息。将讲话事先制成录音或录像，然后在会议上播放的信息。随着会议传播信息技术的不断提高，声像信息的形成越来越多。
　　2．收集会议信息的要求
　　会议信息是企业会议活动的客观反映，会议信息搜集是会议信息利用的基础。搜集会议信息的质量高低、数量多少，直接影响和决定整个会议信息工作的效益。秘书要对会议文件进行及时收集，回收不宜扩散和保密的文件，防止泄密，为会议文件信息的归档做准备。信息搜集是信息工作的基础。会议信息搜集过程实际上是深入会议活动，了解会议情况，掌握会议信息的过程。齐全、及时、准确、有效是会议信息搜集的基本要求。
　　(1)齐全。为了使会议信息能够全面反映会议活动的真实面貌，提高日后查考利用价值，必须将有保存价值的会议信息搜集齐全，为归档奠定基础，使会议信息充分发挥应有作用。
　　(2)及时。搜集会议文件要迅速、快捷，讲求时效，不得延误，以免造成文件的遗失，降低或失去会议信息的使用价值。由于会议活动有明显的时限性，而大量的文件又分散在与会者、会议领导者以及有关会议工作人员手中，如不及时搜集，会绐搜集工作带来许多不便和麻烦，甚至会导致收集不全，影响归档工作以及会议信息的参考价值。对于秘密文件来说，搜集清退不及时，还容易造成文件内容扩散、会议机密泄露。可见及时搜集会议文件信息，对于搞好归档工作和加强会议保密都是十分重要的。
　　(3)准确。准确是信息的生命。信息要准确才能有用，因为错误的信息会产生交流障碍，还可能会产生反作用。在搜集信息时，要坚持实事求是的原则，确保搜集的信息真实客观地反映商务会议活动的真实面貌。
　　(4)有效。会议信息搜集的根本目的是为企业经营和管理活动服务的。为保证信息搜集的数量和质量，必须采取有效的措施，促使会议信息搜集达到良好的效果。
　　1)责任到人。会议文件信息搜集的责任要落实到人，做到职责清楚，分工明确。
　　2)履行登记。搜集文件应当与分发文件一样，履行严格的登记手续，认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况，如发现类似情况，应尽快采取补救措施。
　　3)严格保密。注意做好保密文件的搜集工作，做到不失密、不泄密。保密文件要按会议艾件的清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对。
　　4)明确范围。统一制发搜集文件目录，分清搜集文件和不搜集文件的范围，避免只要求部分与会者退回文件而造成误会。
　　5)有针对性。要明确信息的用途、服务对象，有针对性地搜集信息。对本单位的情况和工作有较全面的了解。在确定召开会议之后，有针对性地搜集一段时间以来各方面的事务和工作的进展情况，例如，有哪些成绩、经验?出现了哪些问题?哪些问题有相当的普遍}生?哪些问题亟需研究解决?通过广泛、深入、细致的了解，对这些问题进行梳理，从中列出最需交付会议讨论的议题，供领导参考和决定。
　　3．提供会议信息服务
　　通过各种有效的方式和方法，将搜集、处理、存储的会议信息资源提供给商务活动用，以满足利用者的信息需求，发挥信息的效用，促进商务活动效率的提高。会议活动的始终都会形成和利用信息，要围绕会议中心任务，充分开发利用信息，主动服务，提高会议工作水平。
　　(二)示例分析
　　华夏企业家协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好剪报收集、留齐各种资料(文字资料、音像资料、图片资料等)，无法为领导提供适用的信息。
　　问题：1．邓林为何没有使会议期间的信息工作收到应有的成效?
　　2．作为会议期间负责信息工作的秘书，其工作范围应包括哪些方面?目的：使全体学员了解信息工作的范围。
　　(三)工作程序
　　1，收集会议信息的程序
　　(1)确定会议信息的搜集范围
　　凡是在会议活动中形成和使用的有参考价值的文字、图像、声音以及其他各种形式的信息记录都属于搜集范围，包括会前、会中和会后产生的所有文件材料。具体来讲，要搜集的会议文件信息主要有：有关会议立项方面的文件、关于召开会议的请示、关于召开会议的批复；有关会议筹备工作的文件、会议预案、会议策划书、会议通知；有关会议内容的文件、议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定、决议；有关会议宣传报道的文件、会议宣传提纲、新闻发布会上的介绍材料、新闻发布会稿件(包括报刊上刊登新闻版面)、会议简报；有关会议管理与服务方面的文件、各种名单、票证、报告、簿册、会议总结、不同载体的信息材料；有关会议活动的照片、有关会议活动的录音和录像带；记载会议信息的计算机软盘、磁盘、光盘；各种形式的文件材料、会议文件的定稿、会议通过的正式文件及其附件、会议所有正式语言书写或翻译的文本、重要文件的草稿、讨论稿、送审稿、草案、修正草案。
　　(2)选择会议信息的搜集渠道。会议信息的来源广泛、内容丰富，在会议策划、立项、实施、总结的各个工作环节都会产生信息。要通过各种渠道，运用适宜的信息搜集方法，获得全面、准确的商务会议信息。
　　会议信息搜集的主要渠道包括：向全体与会人员搜集文件；向会议的领导入、召集人和发言人搜集文件；向有关的工作人员搜集文件，如会议的记录人员、文书起草人员；搜集各种会议记录，如主席团会议记录、主持人会议记录、分组会议记录、召集各团组联络员碰头会，汇总情况、搜集代表的提案、发言稿和书面建议等。
　　(3)确定搜集会议信息的方法
　　1)召集开会。召集能够提供信息的人开会，是搜集信息的一种有效的方法。
　　2)提供书面材料。请信息提供者用书面的方式将信息进行传递。如果有必要让其他人了解有关信息，可将信息复印然后分发出去。
　　3)个别约见。通过个别约见有关人士，当面向他们搜集信息。
　　4)会议结束时及时搜集。一般小型内部会议，由于参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以由会议领导在会议结束时，要求与会者将需要搜集的文件当场留下，由秘书人员统一搜集，也可由秘书人员在会场门口随时搜集。
　　5)个别催退。对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员，及时采取个别催退的方法。
　　6)按清退目录收集。大中型会议文件的收集可事先印发会议文件清退目录，要求每位与会者在会议结束时，根据目录整理好要清退的文件，统一交至会议秘书处；或由各组秘书收齐后交给秘书处。
　　7)限时交退。搜集会议工作人员手中的文件，可采取下发会议文件搜集目录的方法限时交退。
　　2．处理会议信息的程序
　　(参见信息管理部分的内容)。
　　(四)相关链接
　　会议信息的作用如下：
　　1．利用信息保证会议的顺利进行
　　会议活动的过程中，信息无时不在，无处不有。要善于把握和利用信息，完善会议的各项工作。
　　(1)利用信息，策划会议。商务会议的类型很多，虽然会议的内容可以不同，但同一类型会议的性质和作用有相似之处，
　　这就使人们在策划会议的时候可以充分利用以往召开会议的有关信息，借鉴同类型会议组织和活动的一些做法，如采用类似的程序，选择以前的服务提供商，使会议的策划建立在一定的基础之上。但要避免脱离实际、生搬硬套以往的会议形式，要在参考以往会议信息的基础上，针对本次会议的目的与任务，实事求是地做好会议策划工作。任何会议都要注意保留会议的信息资料，以便曰后查考利用。
　　(2)利用信息，把握到会情况。与会人员的到会情况对于会议各项安排和活动十分重要，要熟悉到会情况，利用获得的到会信息，做好会议工作。通过会议签到，搜集到会者人数、缺席者人数和名单，让会议主持者及时了解具体的准备情况，让会务后勤部门准确把握与会者到会情况，做好相应的安排。重要贵宾到会后，要准确了解其身份、主要成就、到会演讲的主要内容，及时报告给会议主持者，以便于沟通；要详细了解年老、体弱的与会者的有关情况，在住宿、保健等方面给予必要的照顾。特别是大、中型会议，到会人数多，情况复杂，必须准确把握到会情况，以便对可能发生的各种意外情况及时采取应急措施。
　　(3)利用信息，进行情况反馈。对与会者向会议提交的建议、议案或提案，必须及时搜集、整理，慎重处理，并迅速汇总呈送给会议主持者和主席团，以便按规定的程序进行审议和处理。广泛征求与会者的意见、建议和要求，并将搜集的有关情况及时进行综合处理，分类向领导汇报，以便对具体问题予以解决。
　　对会议决议和决定事项的督促检查和贯彻落实情况进行追踪、反馈，落实工作。检查会议精神的传达情况、执行会议精神的实际活动情况和效果等，发现问题或者发现明显效果，要及时向单位领导汇报，并采取措施解决出现的问题或推广经验。
　　2．利用信息进行会议沟通
　　会议的过程就是沟通协调的过程，要充分利用信息，实现有效的沟通。如发出会议通知，提前让与会者和有关单位做好会议准备；与特邀领导、专家学者、知名人士等贵宾联系，邀
　　其光临会议；搜集与会者和贵宾能否出席会议的信息反馈，落实会议出席者，并根据反馈信息对各项具体事务做好安排；根据会议需要，与电视台、报刊等传播媒介联系，做好宣传准备；根据会议需要，与有关要视察、考察、参观的单位联系，以便具体安排有关事项。
　　在会期较长的会议上，要办好会议简报，作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组间信息沟通的重要渠道，并以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。
　　信息沟通工作十分繁杂，必须做到心中有数，件件落实。会议通知发出后，由于情况的变化使得会议不得不改期召开或更换地址时，必须及时把补充通知发送给所有与会者。沟通中出现问题，如重要与会者不能按期出席会议等情况，要及时向领导汇报；沟通中一时未能得到确定回复的，必须继续联系，直到得到确定答复为止。要准确无误地记录沟通的结果，对各方面沟通的记录进行反复检查，避免出现疏漏和及时应对情况的变化。
　　3．利用信息进行催办
　　会议形成的文件信息是会议取得的重要成果，是会议精神贯彻落实的重要依据。利用信息加强催办，可以使领导全面了解会议精神的贯彻落实情况，了解办理过程中出现的新情况、新问题，并根据实际需要采取必要的措施，及时解决会议事项办理中遇到的困难和问题。
　　要根据会议文件信息内容，加强检查催办工作，使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办的事项，长期拖延，甚至从自身局部利益出发，对会议交办事项采取消极态度，故意不办。
　　进行催办可以利用催办表。会议决议催办表、会议决议落实一览表如表1-3、表1-4所示。
　　表1—3会议决议催办表

决议 　　 事项	办理 　　 时限	现状 　　 评估	催办 　　 原因	催办 　　 结果	确认完 　　 成时间	责任人	催办人

表1—4会议决议落实一览表

日期	会议 名称	决议 议项	决议落 实情况	问题 及原因	处理 意见	责任人	催办人

　　4．利用信息为决策服务
　　信息是决策的基础，决策是依靠信息来制定的。科学的决策依靠围绕决策活动的各种会议活动的信息来实现。如通过调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、决策会等会议形式，收集情况，发现问题，分析原因，确定目标，制定方案，征询意见，作出决策。因此，要广泛利用会议信息，为科学决策做好辅助和服务，为领导决策提供依据。
　　5．利用信息为商务活动服务
　　会议信息是推动商务活动的重要基础。在商务活动中经常通过举行会议来传达决策意图、布置落实任务、统一思想、协调各种关系、督促检查工作、总结交流经验、表彰先进，从而推动商务活动工作有序进行。商务会议形成的信息是商务活动客观情况原始真实的反映，是日后商务活动查考的重要凭证，对研究分析问题具有不可替代的参考价值。利用这些会议信息为商务活动服务，必将促进商务活动的进行。
　　6．利用会议信息进行宣传
　　会议信息不仅是历史凭证，而且是进行宣传的重要素材。
　　(1)为了宣传会议的精神，可以利用会议形成的信息，通过单位内部的广播、有线电视、内部计算机网络、简报、内部刊物等载体进行广泛宣传。
　　(2)为了推动会议精神的贯彻落实，对于会议中形成的有关决议和方针，也可通传播媒介进行广泛宣传，使会议精神深入人心。
　　(3)为了扩大会议的影响，要向采访记者或新闻单位提供充分的会议信息，通过报纸、广播、电视等媒介进行宣传和报道。