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基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。用友T3软件是财务业务一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此，数据收集、整理的工作量很大。
基础档案的设置包括机构设置、往来单位设置、财务设置等内容。机构设置包括部门档案和职员档案的设置;往来单位的设置包括客户档案、供应商档案的设置;财务设置包括外币及汇率设置、会计科目设置、凭证类别设置。
(1)设置部门档案。在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目时要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
(2)设置职员档案。职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。
(3)设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式，以及信用等级等其他信息。
(4)设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。
(5)设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币币种及汇率的设置。外币币种及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时具体使用何种汇率是由账簿初始化设置决定的。
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