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(一)账簿的主要内容及登记要求

1.账簿的主要内容

在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，不同格式的账簿所包括的具体内容也不尽相同。但各种账簿都应具备以下基本要素0

(1)封面。主要标明账簿的名称，如总分类账、各种明细账、现金日记账、银行存款日记账等。

(2)扉页。主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表(活页账、卡片账在装订成册后，填列账簿启用和经管人员一览表)，格式参见表1—11。

(3)账页。账页是账簿用来记录具体经济业务的载体，其格式因记录经济业务内容的不同而有所不同，但基本内容应包括：

①账户的名称(总分类账户、二级账户或明细账户);

②登记账户的日期栏;

③凭证种类和号数栏;

④摘要栏(简要说明所记录经济业务的内容);

⑤金额栏(记录经济业务引起账户发生额或余额增减变动的数额);

⑥总页次和分户页次。

2.账簿的登记要求

为了保证账簿记录的正确性，必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿，并符合下列要求：

(1)准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期;以自制原始凭证，如收料单、领料单等作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

(2)注明记账符号。账簿登记完毕，应在记账凭证上签名或盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾，表示记账完毕，避免重记、漏记。

(3)书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。

(4)正常记账使用蓝黑墨水。为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。

(5)特殊记账使用红墨水。可以使用红色墨水记账的情况包括：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录;在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;根据国家统一的会计制度规定可以用红字登记的其他会计记录。会计中的红字表示负数，因此，除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。

(6)顺序连续登记。记账时，必须按账户页次逐页逐行登记，不得隔页、跳行。如发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员和会计机构负责人(会计主管人员)签章。

(7)结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向;对于没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

(8)过次承前。每一账页登记完毕时，应当结出本页发生额合计及余额，在该账页最末一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。

(9)不得刮擦涂改。如发生账簿记录错误，不得刮、擦、挖补或用退色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。

(二)会计账簿的格式和登记方法

1.日记账的格式和登记方法

如前所述，日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的就是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账按其所核算和监督经济业务的范围，可分为特种日记账和普通日记账。特种日记账核算和监督某一类型经济业务的发生和完成情况;普通日记账核算和监督全部经济业务的发生和完成情况。这些日记账的设置和登记方法如下：

(1)现金日记账。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证(从银行提取现金的业务)登记现金收入，根据现金付款凭证登记现金支出;并根据“上日余额+本日收入一本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。

现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。

对于规模较小、经济业务不多的企业，使用普通日记账程序简便，也可以满足业务需要，其优点是：

①便于了解企业在一定时间内发生的所有经济业务的全貌。

②把每一经济业务的应借应贷账户的名称、金额汇于一处，并有该项业务的摘要可供查考，可以比较容易地发现记账差错。

③通过全月发生额合计，可以进行试算平衡。

使用普通日记账的缺点是：

①记账时不便于分工合作;

②无法了解某一特定账户的发生额及余额的变化情况;

③过账的工作量大。

如果企业规模较大、业务量较多且较复杂，就不宜设置普通日记账。

编制普通日记账时，可根据经济业务直接登记，然后再将普通日记账过人分类账。因此，设普通日记账一般可不再做记账凭证。

2.总分类账的格式和登记方法

3.明细分类账的格式和登记方法明细分类账是根据二级账户或明细账户开设帐页，分类、连续的登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。明细分类账是总分类账的明细记录，它是按照总分类账的核算内容，按照更加详细的分类，反映某一具体类别经济活动的财务收支情况，它对总分类账起补充说明的作用，它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。

不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要.，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记;库存商品、原材料收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。库存现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设明细账，其日记账实质上也是一种明细账。

明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式(或称平行式)等多种，分别介绍如下：

(1)三栏式明细分类账。三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。三栏式明细账适用于只进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、应交税费等往来结算账户。

(2)多栏式明细分类账。多栏式明细分类账将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。这种格式适用于成本费用类科目的明细核算。

在实际工作中，成本费用类科目的明细账，可以只按借方发生额设置专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字冲记。这类明细账也可以在借方设专栏的情况下，贷方设一总的金额栏，再设一余额栏。

(3)数量金额式明细分类账。

采用数量金额式明细分类账提供了企业有关财产物资的数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，可以保证这些财产物资的安全完整。