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2013年职称计算机辅导知识:Excel提速妙招

1、闪电般地输入数据

当你可以使用填充柄一步就完成数据输入时，为什么还要浪费时间在Excel中输入一连串的数据呢?这个程序能够为你自动生成所有类型的数字和文本序列，它甚至还能够在你创建自定义序列的时候就为你将它们计算出来。例如，在一个单元格中输入一月并选中它，接着将你的鼠标指针移动到单元格右下角的填充柄上。接着，将填充柄向下拖动，或者是向右拖动来填充“二月”、“三月”等等。或者你也可以输入其它的序列，例如在相邻的单元格中输入5、10，(你至少需要输入两个数值才能够看到之后的效果)，选中单元格，接着使用填充柄让Excel自动填充入“15”、“20”、“25”……一直到你所选择的最后。如果你想要Excel拷贝下这个序列，你只需要在你拖动的时候按下Ctrl键。

2、扩展你的命名域

Excel允许你定义命名的域，这样你的方程式就能够更具描述性，例如，你可以使用“=SUM (Bonus)”来替换“=SUM(C2：C25)”。尽管Excel的命名域通常都是静态的单元域，例如“C2：C25”，但你也可以在添加新数据的时候创建一个动态的命名域。要将一个域更名并让其变成动态，请注意工作簿的名称，以及第一个数据单元所在的地址，它需要不是一个列标题，例如“$2”。点击“插入>名称>定义”，在“在当前工作簿的名称”中输入工作簿名。在“引用位置”中，输入“=OFFSET(Bonus!$2，0，0，COUNTA(Bonus!：))”，并注意其中不能有空格，接着按下回车键来创建命名域。这个方程式就能够定义你的命名域，计算列中的数值，并能够按单元格的数字延伸这个域。

3、命名日期

如果有人发送给你一份工作簿，日期是mm/dd/yyyy的格式，你只需要通过几次的鼠标点击就能够添加这些日期所指向的日子。你只需要选中日期，右键点击它，选择“格式化单元格”，在左边“类别”列表中选择日期，在右边则选择好星期和年月日，接着点击“确定”之后即可。要用自定义的样式创建日期，则在“类别”中选择“自定义”，接着在右边选择你喜欢的格式。例如，你可以选择“dd-mm-yy”这样的格式，就能够让Excel将“10/23/2006”变为“23-Oct-06”。

4、寻找目标值

你的老板是否会问你这样的问题，“我们要怎样才能降低劳动成本，让它不到我们总开销的20%?”无须再头痛了，让Excel用“单变量求解”的特性来为你完成这的重担。打开相关的工作簿，选择包含了劳动成本的数值，接着选择“工具>单变量求解”，在“目标值”中进行输入，接着在“可变单元格”输入你想要更改的单元格地址，在这一例中，劳动成本单元格即是。按下回车键，如果有可行的方案，单变量求解就会显示出结果。如果没有的话，它会告诉你没有办法解决。

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